Mypeople Doc est un outil électronique accessible en ligne qui permet d’archiver ses documents RH. Le service permet notamment de simplifier l’envoi et la réception de documents afin de faciliter le travail des ressources humaines d’une entreprise. Il permet également d’archiver ses documents en toute sécurité, ce qui est devenu nécessaire à l’heure du numérique, notamment pour les employés et leurs fiches de paie.
Comment fonctionne Mypeople Doc ?
Mypeople Doc est une plateforme avec différents usages possible et qui s’adresse à tous les employés, que ce soient ceux du département des ressources humaines de votre entreprise ou les employés qui reçoivent leurs fiches de paie. Le service est accessible depuis n’importe quel ordinateur et permet de consulter tous ses documents numériques reçus.
Mypeople Doc fonctionne également comme un véritable coffre-fort dans lequel vous pouvez archiver vos documents les plus précieux. L’archivage est assuré par la Caisse des Dépôts Arkhineo, une filiale du groupe public français Caisse des Dépôts. Les utilisateurs du service sont donc assurés de pouvoir consulter et récupérer leurs fichiers numériques pendant au moins cinquante ans.
Le service est déjà utilisé par des centaines de très grandes entreprises à travers le monde et en France (Ubisoft, M6, Starbucks, Bouygues, etc.). Grâce à Mypeople Doc, ces entreprises ont pu automatiser simplement l’envoi de documents officiels à leurs employés. Les fiches de paie sont automatiquement transmises chaque mois et l’employé qui a créé son espace personnel sur Mypeople Doc reçoit une notification quand un nouveau document est accessible.
Pourquoi Mypeople Doc vaut-il mieux qu’un envoi par mail ?
Actuellement, beaucoup de PME ont déjà dématérialisé l’envoi de documents importants comme les fiches de paie. Cela permet de gagner du temps et d’économiser du papier. Les employés ont ensuite la charge d’imprimer la fiche de paie. Ils peuvent aussi simplement la conserver dans leur ordinateur ou la laisser dans leur boîte mail.
Le problème, c’est que les documents ne sont pas sécurisés de cette manière-là. Une boîte mail ne garde pas indéfiniment tous les mails et il est très facile de perdre un document. Quand le fichier est sauvegardé sur un ordinateur, il n’est pas non plus sécurisé, car l’ordinateur peut facilement être volé ou cassé. Il faut donc enregistrer ces fichiers importants dans des espaces réservés.
Certaines entreprises utilisent actuellement des services de cloud. Le problème, c’est que ces services ne proposent pas une sécurité suffisante. De même, ils ne respectent pas toujours la vie privée de leurs utilisateurs. Il n’est donc techniquement pas permis de stocker des documents de ce type de cette manière-là. Avec son protocole sécurisé, son respect minutieux de la vie privée et son archivage sur 50 ans, Mypeople Doc répond évidemment à tous ces besoins bien mieux qu’une adresse mail ou qu’un cloud.
Quelle est la valeur juridique de Mypeople Doc ?
Du côté des employés, Mypeople Doc est la meilleure solution disponible pour mettre à l’abri ses documents les plus importants. Cependant, Mypeople Doc est aussi une solution idéale pour les entreprises. Pourquoi ? Principalement parce que Mypeople Doc offre des garanties juridiques importantes aux entreprises qui l’utilisent.
Officiellement, un mail n’a aucune valeur. Il est impossible de l’horodater précisément et il est impossible de vérifier avec exactitude l’identité du destinataire et de l’expéditeur. Les fichiers transmis par mail n’ont pas de valeur juridique. À l’inverse, Mypeople Doc a été pensé pour donner une valeur juridique à tous les fichiers transmis.
Ainsi, envoyer une fiche de paie par Mypeople Doc constitue une preuve en soi de l’émission de cette fiche de paie. C’est très utile pour les employés, mais c’est surtout très utile pour les entreprises qui doivent gérer énormément un département de ressources humaines imposant.
Un système d’information global pour les ressources humaines
Au-delà de la possibilité d’échanger et de stocker des fichiers en toute sécurité, Mypeople Doc permet également d’automatiser une partie des tâches liées aux ressources humaines. Le logiciel a été pensé comme une grande plateforme de gestion accessible à tous les employés et permettant aux DRH de travailler plus rapidement et plus simplement.
D’abord, il y a évidemment l’opportunité d’automatiser toutes les tâches les plus simples et les plus classiques, comme l’émission de fiche de paie. Cependant, là où Mypeople Doc devient vraiment efficace, c’est quand il permet de gagner énormément de temps lors d’un départ en retraire ou en congé maternité. Gérer l’intégration d’un stagiaire ou le départ d’un salarié en CDD devient beaucoup plus simple, car toutes les démarches des ressources humaines sont plus rapides.
Il est aussi important de noter que ces améliorations concernent aussi les employés. Non seulement leur cadre de travail se simplifie en s’assouplissant grâce à la réduction de l’impact des démarches, mais ils ont aussi accès à de nombreuses informations en permanence. Ils peuvent en apprendre beaucoup sur leur situation en se connectant sur Mypeople Doc, mais ils peuvent également poser leurs questions en ligne afin de recevoir une réponse rapidement.
Adrien est un rédacteur web spécialisé, avec une expertise particulière dans les technologies numériques et la transformation digitale. Sa passion pour l’écriture et sa compréhension approfondie des enjeux du numérique lui permettent de créer des contenus riches et pertinents, qui captivent l’audience et valorisent les innovations technologiques. Son approche analytique et sa capacité à déchiffrer les tendances du marché font d’Adrien une voix influente dans le domaine de la rédaction web, où il contribue régulièrement à des publications en ligne de premier plan.