Mail de confirmation pour un entretien : comment bien le rédiger ?

Si votre profil intéresse un employeur, il n’est pas rare qu’il vous contacte par mail pour organiser un entretien d’embauche. S’il y a de quoi se réjouir que votre CV ait retenu son attention, il ne faut pas relâcher la vôtre. Votre mail de réponse à cette proposition d’entretien ne doit surtout pas limiter vos chances d’obtenir le poste. Il faut donc respecter certaines règles.

Mail de confirmation pour un entretien : les erreurs à éviter

La première chose que vous devez à tout prix éviter de faire, c’est de vous précipiter pour envoyer votre réponse. Certes, vous ne devez pas tarder trop longuement, car cela pourrait être interprété comme un manque d’intérêt. En revanche, si vous recevez le mail dans l’après-midi, vous pouvez répondre le lendemain matin. Si vous le recevez en matinée, envoyez votre réponse en début de soirée.

Ce temps de réflexion va vous permettre de réfléchir à ce que vous souhaitez répondre. Vous allez ensuite pouvoir rédiger le contenu calmement, puis vous relire autant de fois que nécessaire. Évidemment, un bon mail de confirmation pour un entretien doit être rédigé sans la moindre faute d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe. Il doit aussi être clair et concis pour faciliter la tâche du recruteur.

Enfin, ce temps de réflexion que vous prenez doit surtout vous permettre de lire et de relire attentivement le message que vous avez reçu. Dans son mail, le recruteur vous transmet sûrement de nombreuses informations, volontairement ou non. Vous devez impérativement prendre en compte ses informations dans votre réponse.

Comment écrire un bon mail de confirmation pour un entretien ?

Un bon mail de confirmation répond à certaines règles de base que vous devez appliquer à toutes vos communications professionnelles : soyez clair et concis, mais soyez également respectueux et éloquent. Même si vous avez de nombreuses informations à transmettre, il est important de les envoyer en faisant l’effort de les communiquer de la manière la plus lisible et la plus agréable possible.

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Heureusement, un mail de confirmation pour un entretien ne contient généralement pas beaucoup d’informations. Il vous suffira d’exprimer à nouveau votre intérêt et de remercier le recruteur de bien vouloir vous recevoir en entretien. Vous pouvez également faire l’effort de personnaliser légèrement le mail, notamment en vous servant des informations transmises.

Parmi ces informations, il y a sans doute le nom de votre interlocuteur. Adressez-vous donc directement à lui dans votre formule d’ouverture du mail. C’est une manière simple et élégante de montrer que vous avez été attentif aux détails. Vous commencez également de cette manière à établir une relation personnelle, même si professionnelle, avec le recruteur. Il ne s’agit plus tout à fait de deux parfaits inconnus, ce qui augmente vos chances d’avoir le poste.

Un exemple de mail de confirmation pour un entretien

Si vous avez peur de ne pas réussir à produire vous-même un bon mail de confirmation, voici un exemple :

« Madame/Monsieur (utilisez le nom du recruteur)

Je vous remercie pour l’intérêt que vous portez à mon profil et je serai ravi d’échanger avec vous.

Je serai disponible (indiquez au moins deux dates pour lui laisser le choix), à votre convenance.

En attendant, je me tiens à votre disposition au (donnez votre numéro de téléphone portable)

Bien cordialement

(Votre nom) ».

Comme vous avez pu le remarquer, il n’est pas recommandé de commencer le mail avec une formule d’affection excessive comme « cher » ou « chère ». Elle peut être utilisée entre collègues, mais à condition d’avoir d’abord nourri une relation professionnelle de confiance et de mutuelle affection. Enfin, vous voyez comme ce mail concis contient toutes les informations nécessaires, tout en restant poli et suffisamment éloquent pour vous mettre en valeur.

Bien sûr, il est fréquent que le recruteur vous propose dès son premier message une date et un horaire pour votre entretien. Dans ce cas-là, ne proposez pas de dates, contentez-vous d’indiquer que vous serez disponible. Pensez à écrire noir sur blanc le jour et l’heure, même si ce n’est pas vous qui proposez. Ainsi, vous permettez au recruteur de réaliser facilement s’il a commis une erreur dans son planning quand il lira votre message.

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Comment confirmer ma présence si je ne suis pas disponible ?

Il arrive que le recruteur vous propose un jour et un horaire qui ne vous conviennent pas. Dans ce cas-là, ne paniquez pas. Vous n’êtes pas encore salarié de l’entreprise et un bon recruteur comprendra parfaitement que vous ayez d’autres engagements ailleurs.

En revanche, si vous postulez pour un travail non qualifié, alors vous serez un salarié facilement remplaçable. Pendant le processus de recrutement, les employeurs font rarement des pieds et des mains pour accommoder l’emploi du temps des salariés non qualifiés. Si c’est votre cas, vous avez quand même plutôt intérêt à trouver le moyen de vous libérer.

En revanche, si vous postulez à une offre d’emploi qualifié, vous pouvez simplement utiliser le modèle donné ci-dessus et y expliquer que vous n’êtes malheureusement pas disponible le jour proposé. Donnez ensuite deux dates qui vous conviennent et qui sont proches de celle proposée par le recruteur.

Le mail de relance après un entretien

Il arrive très souvent qu’un recruteur ne vous donne pas réponse directement après un entretien d’embauche. En effet, même si un recruteur vous a dit qu’il vous rappellera, cela ne veut absolument rien dire. Il peut très bien attendre un geste de votre part. C’est pourquoi, il est généralement conseillé de rédiger un mail de relance. Celui-ci est destiné à lui rappeler que votre candidature est toujours d’actualité. C’est aussi un moyen de l’inviter à exprimer clairement son intention. Cependant, il n’est pas toujours très simple de savoir comment le rédiger. Il est donc important de regarder au moins un exemple de mail de relance sur internet. Mais en attendant, vous pouvez assimiler quelques petites astuces qui vous seront toujours d’une grande utilité :

  • Apporter des perspectives d’évolution à l’entreprise : vous pouvez tout à fait parler de la valeur ajoutée que vous pouvez procurer à la société en question ;
  • Montrer de l’intérêt pour ce qui a été évoqué : vous devez montrer votre motivation pour les missions que l’on vous proposait ;
  • Parler de l’équipe de travail : vous devez expliquer que vous êtes ravis d’intégrer une entreprise dans laquelle il y aura un échange de compétences.

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